Novadys - Documind Master

Gérer efficacement, rapidement et simplement les documents stratégiques.

Documind Master permet à votre organisation de gérer efficacement, rapidement et simplement les documents stratégiques pour votre activité, quel que soit leur format original, de façon collaborative et personnalisée.

La solution

Dématérialiser et capturer

numérisation par lot des documents papier
import des documents numériques, avec ou sans connexion à l’interface et depuis tout logiciel
import depuis Word et Excel
archivage des emails
intégration automatique des documents métier et flux d’impression (spools)
synchronisation avec une arborescence Windows
gestion de plusieurs centaines de formats
reconnaissance optique de caractères (OCR)

CLASSER

plan de classement et formulaires d’indexation sur mesure
process de classement et d’indexation automatique (RAD-LAD : reconnaissance et lecture automatique des documents)
synchronisation du plan de classement avec un outil métier
gestion des pièces jointes

NAVIGUER

connexion facile depuis un navigateur web (client web)
une interface conviviale, intuitive et personnalisable
version optimisée pour les tablettes et smartphones

RECHERCHER & CONSULTER

moteur de recherche puissant avec surlignage du contenu de la recherche dans le document
recherche sur le contenu par mots-clé
recherche via des filtres

TRAVAILLER AU QUOTIDIEN

télécharger, déplacer, imprimer, mettre à jour...
mise à jour des documents Word et Excel depuis Documind
lien avec logiciels métier
lien avec annuaire d’entreprise
et bases de données
statistiques sur l’activité Documind et vos flux documentaires
gestion des versions

PARTAGER & DIFFUSER

discussions sur les documents entre utilisateurs
emails avec insertion des documents en pièces jointes

TRAITER & VALIDER

création de workflows personnalisés pour contrôler la circulation et la validation de vos documents (factures, courriers, notes de frais…)
suivi des tâches workflow via la recherche
notifications sur des nouveaux documents (alertes mail)
statistiques sur les délais de traitement

SÉCURISER VOS DONNÉES

gestion des droits d’accès par dossier et par document
gestion des droits par utilisateurs et groupes d’utilisateurs
archivage Worm et coffre-fort électronique (norme AFNOR Z42-013 sur l’archivage légal)

Bénéfices

Plus de manipulations multiples du papier, plus de temps de recherche dans les bureaux et les armoires.
Suppression du temps non-productif et des espaces d’archives, réduction de la consommation de papier.
Un gain de temps considérable sur les tâches sans valeur ajoutée, au profit de votre coeur de métier.
Éliminez les risques (perte, vol, incendie...), confidentialité et intégrité de vos informations.
Simplicité de mise en place de la solution, d’administration et d’utilisation au quotidien.
Une interface conviviale et intuitive, sans révolution ni complexité pour les utilisateurs.
Diminuez votre empreinte écologique, augmentez le bien-être de vos utilisateurs dans leur travail.
Meilleur suivi des dossiers, traitement dans les délais prévus, meilleure réactivité
Le travail collaboratif et le partage sont faciles et sécurisés, l’efficacité collective est améliorée.
Une solution qui évolue en même temps que votre organisation

Exemples d'applications

• Gestion des dossiers clients (propositions commerciales, bons de commande, contrats, factures, règlements, correspondances, …).
• Gestion financière et comptable (bons de commande et de livraison, factures fournisseurs et clients,
grands livres, balances, …)
• Gestion des documents administratifs / juridiques
• Gestion des dossiers RH
• Gestion des documents techniques

Documind MASTER a été conçu pour gérer tous types de documents, qu’ils soient papier et numériques, peu importe la volumétrie. Chaque scénario de traitement de vos documents peut être automatisé et optimisé dans la solution.

Vous pouvez ainsi fédérer toutes vos informations au sein d’un outil unique.

Architecture fonctionnelle

schema archi Master 2

AUTONOMIE D’ADMINISTRATION DE LA SOLUTION
Outil graphique de création de Workflow, création et modification des bases documentaires, modification des formulairs d’indexation, gestion des utilisateurs...