Après avoir installé Documind sur votre serveur et au moins sur un poste client, vous êtes prêts à importer des documents.

Documind utilise des archives pour structurer votre base documentaire. Vous pouvez créer une archive par sujet que vous traitez, ou intégrer tous vos documents dans seulement une archive, cela dépend de vos besoins.

Avant de créer une archive, il est important de prendre en compte les points suivants :

1. Qui devra avoir accès à votre archive ? (La réponse à cette question peut être décisive pour créer ou non plus d’une archive, et ainsi accorder des droits d’accès aux archives par groupes d’utilisateurs)

• Allez-vous avoir besoin d’index de recherche supplémentaires pour classer vos documents, ou est-ce suffisant de recourir à la recherche plein texte, c’est-à-dire : Est-ce que toute l’information nécessaire est contenue à l’intérieur du document importé ?
• Si vous avez besoin de plus d’information, comme les noms de fichiers par exemple, vous pouvez les rajouter dans un index propre à votre archive lors de sa création. Documind a par défaut une grande variété de types d’index différents, certains peuvent être complétés automatiquement au moment de l’import :
  • nom du fichier (avec ou sans le chemin d’accès entier)
  • nom de l’utilisateur
  • texte prédéfini (comme le définit l’administrateur lorsqu’il crée l’archive)
  • Importation de la date
  • Date du fichier
  • Dates prédéfinies (comme le définit l’administrateur lorsqu’il crée l’archive)
  • Taille des fichiers (en bytes)
  • Valeurs prédéfinies… (comme le définit l’administrateur lorsqu’il crée l’archive)

Bien entendu, vous pouvez manuellement rajouter des renseignements sur vos fichiers pour classer vos documents.

Nota bene  : Vous pouvez décider si un index doit être oui ou non nécessairement rempli par l’utilisateur (index obligatoire).

Vous pouvez recourir aux types d’index suivants :

• texte
• date
• numérique

Les droits d’accès suivants peuvent être accordés sur une archive :

• recherche
• recherche et importation
• recherche, importation et administration

>> Vous utilisez Documind pour la première fois…