Modules optionnels

Plus d'informations sur la technologie

Configuration requise

Vue d'ensemble

AIS : Importation automatique des documents (inclus dans DBS) :

Définissez des répertoires de votre serveur que Documind scrute en permanence. Chaque nouveau document est immédiatement et automatiquement indexé et/ou OCRisé, puis intégré dans votre base documentaire Documind.

• Vous pouvez importer vos fichiers électroniques dans Documind par simple glisser/déposer dans le répertoire choisi pour l’AIS.
• Après configuration de votre matériel, tous les documents scannés peuvent être instantanément archivés dans votre Documind.
• Les fax sont ajoutés dans votre base documentaire dès réception ou envoi automatiquement.

Documind Flow

Ce module workflow pré-paramétré a été développé avec W4, leader français dans cette technologie.

Il permet une mise en œuvre simple et rapide de tout processus de validation et de circulation de documents au sein de l’entreprise.

Il gère le bon déroulement des tâches, garantit sa cohérence et sa fluidité, lance les applications impliquées dans le traitement de ces étapes, transmet les dossiers et les documents numérisés, puis les archive en fin de traitement.

• Vous modélisez au préalable le processus de circulation du document (personnes concernées, validation par tel responsable…) suivant son sujet.
• A chaque étape, l'utilisateur peut déterminer l'opérateur suivant, ou clôturer la procédure et le document sera considéré comme traité.
• Chaque utilisateur voit les actions qu'il doit effectuer depuis son poste de travail ou bien initie le lancement d'une nouvelle procédure.
• Les personnes impliquées savent à tout moment où en est le traitement du document.
• Consultez la liste des dossiers de travail en cours et visualisez l'état d'avancement d'un dossier.
• Analyse précise des documents reçus ou crées et envoi aux destinataires appropriés.
• Traçabilité du suivi des documents : contrôlez à tout moment que les tâches sont traitées en temps voulu par les collaborateurs appropriés .
• Ce module est particulièrement bien adapté pour les applications verticales suivantes :
  • Gestion des courriers entrants
  • Gestion des documents comptables
  • Gestion des notes de frais
  • Gestion des congés
  • Demandes d’achat
  • Gestion des titres de transport…

Documind Spool

Ce module a été développé à partir de la solution Hotdir d'EasyPrint, acteur majeur dans le traitement d'états. Il permet d’archiver et de restituer tous les états et fichiers informatiques issus de systèmes centraux après les avoir convertis au format PDF.

Les documents sont indexés en plein-texte en complément de certains index récupérés dans le contenu des fichiers spools, automatisant ainsi le processus de capture des fichiers et permettant une recherche et une consultation rapide des documents appropriés.

• Mettez fin aux problèmes de coûts, confidentialité, intégrité, recherche et performance…liés à l’impression des documents en plusieurs exemplaires et à leur conservation sous forme papier ou de microfiches.
• Parmi les fichiers les plus fréquemment exploités, on peut citer les bons de livraison, les factures, les bulletins de salaire, les relevés de compte, etc…
• Affichage et diffusion des documents avec fond de page électronique associé permettant de réduire l’utilisation du papier pré-imprimé.

Lecture Automatique de Documents*

Ce module est basé sur la technologie ABBYY Formreader pour la capture automatique de données provenant de formulaires.

Vos bons de commande, fiches de paies, factures, bordereaux de dépôt bancaire, déclarations de sinistre, questionnaires, fiches d'inscription … sont archivés rapidement et automatiquement car Documind les indexe à partir des informations que contient le document (nom du fournisseur, numéro de commande, montant de la commande…).

La capture se réalise sur les documents dactylographiés, les lettres et chiffres manuscrits, les coches et marques ou encore les codes-barres.

En parallèle, ces informations sont exportables vers des bases de données et des systèmes de gestion de l’information.

Le Dépôt WORM*

Ce module est conforme aux préconisations de la norme AFNOR Z42-13 :

les documents sont archivés dans un dépôt spécial du serveur et préparés pour éventuellement être gravés sur CD/DVD. Cela inclut la création d’un MD5 « checksum » qui garantit l’intégrité du fichier et détecte les fichiers corrompus ou munis de virus.

Ce module est garant de la conservation de vos documents :

Si un fichier vient à être modifié ou infecté par un virus, l’administrateur en est alors immédiatement informé et peut, à l’aide des données gravées sur CD/DVD, remplacer le document modifié par l’original.

Module code-barre*

Ce module permet la reconnaissance des codes-barres lors de l’OCR. Il est particulièrement utile lorsque vous souhaitez archiver une grande quantité de documents papier mais en fichiers électroniques distincts :

Il suffit de positionner un code barre (une simple étiquette à coller, par exemple) sur la première page de chaque document pour lequel vous souhaitez un fichier électronique. Scannez ensuite l’ensemble de vos papiers : chaque code barre indique à Documind que le fichier en cours de lecture est terminé (et prêt à être archivé) et que l’on débute le traitement d’un second fichier.

Ainsi, vous pouvez lancer la numérisation de plusieurs documents et laisser à Documind le soin de créer un fichier pour chaque document distinct.

Agent Push*

Cette nouvelle fonctionnalité assure la diffusion automatique et personnalisée de l'information. Ce module optionnel permet la publication automatique des documents stockés dans Documind en fonction de profils définis par l'administrateur. Les destinataires recevront par email les documents en pièce jointe. Si les documents dépassent une taille définie par l'administrateur ou sont trop nombreux, le message email invite le destinataire à ouvrir Documind pour consulter les autres documents qui le concernent. Le nom de chaque document à consulter est précisé à l'intérieur du mail.

* disponible uniquement avec Documind Corporate Solution