Vue d'ensemble du système Documind

Architecture de Documind

Conçu en environnement 32 bits, les solutions Documind fonctionnent sur serveur NT4.0 ou Windows 2000, XP et 2003 avec des postes de travail sous Windows 2000, ou NT 4.0 et XP. Les autres systèmes d’exploitation peuvent accéder à Documind au travers de l’interface web. Les solutions sont basées sur la technologie COM/DCOM pour la communication entre objets clients et serveurs.

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Capture de documents – importation

Grâce au moteur de recherche VERITY, Documind peut indexer presque tous les types de fichiers. En ajoutant des documents à une archive, Documind crée un index de recherche plein texte pour ce document, i.e. vous pouvez effectuer une recherche sur le contenu de ce document. Bien que ceci soit possible pour la plupart des formats textes (Documind prend en charge environ 90 formats de fichiers différents pour l’indexation plein texte), Documind peut également gérer les formats multi media. Ces fichiers peuvent être indexés automatiquement – nom du fichier, date etc. - ou manuellement: Bien entendu, vous pouvez également définir des index manuels pour les documents texte standards, et ainsi combiner les avantages de la recherche plein texte avec ceux de l’indexation standard.

Tous les produits Documind disposent d’un module complètement intégré pour la numérisation des documents et la reconnaissance optique de caractères (OCR) basée sur la technologie FineReader développée par ABBYY Software House afin de convertir les informations papier en documents retrouvables à partir de leur contenu. Cette caractéristique peut être utilisée sur des fichiers image existants ou sur des images nouvellement scannées.

Les documents sont indexés en plein texte au moment de l'importation. Eventuellement, des index personnalisés peuvent être définis automatiquement ou manuellement.

Recherche & Archivage des documents

Une fois archivés, les documents peuvent être modifiés (selon les droits d'accès accordés à l'utilisateur). Le document modifié remplace la version précédente, et la version la plus récente est ainsi accessible pour tous les utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent accéder à Documind par l'interface Windows ou par l'interface web. Ces deux interfaces utilisateurs proposent les fonctions de recherche plein texte (texte intégral) et de recherche indexée (structurée).
Bien entendu, les deux modes de recherche peuvent être combinés.

Caractéristiques d'une recherche structurée

• opérateurs de champ (>, <, >=,=, =>)

• Sélection d’un ou plusieurs mots-clés dans une liste déroulante associée au(x) champ(s) d’index

Caractéristiques d'une recherche en texte intégral

• Utilisation d’opérateurs de recherche booléens (ET, OU, SAUF)
• Opérateurs avancés (thésaurus, caractères de troncature,…)
• Utilisation de relationnels de mots (proche de, …)
• Recherche floue (aide pour la recherche des mots mal orthographiés)

La recherche en texte intégral (c’est-à-dire sur le contenu du texte) est basée sur le moteur de recherche de Verity intégré dans les solutions Documind, l’un des moteurs les plus puissants du marché.

Dès qu'une requête est envoyée au serveur Documind, ce dernier renvoie une liste de résultats qui contient tous les documents qui correspondent aux critères de recherche. Les utilisateurs peuvent ouvrir ces documents et les visualiser à l'aide du visualiseur intégré ou d'un visualiseur externe de documents.

7 langues de recherche sont disponibles : français, espagnol, anglais, italien, polonais, allemand et grec (une langue de recherche définie par armoire de classement, spécifiée à la création de celle-ci).

Une fonction majeure et distinctive de Documind CS est de s’intégrer complètement dans MS Outlook 2000 (et les versions plus récentes) permettant l’archivage des emails et la recherche sur leur contenu, y compris les pièces jointes.